Depuis 2018, le RGPD est devenu le référentiel incontournable pour toutes les entreprises qui manipulent des données personnelles. Mais soyons honnêtes : entre la théorie et le terrain, l’écart est souvent énorme. Les articles “10 règles pour être conforme” circulent partout, mais dans Salesforce, comment cela se traduit-il réellement ?
Chez Guimini, on croise souvent des organisations convaincues d’être « conformes » parce que leur CRM est sécurisé… jusqu’au jour où un client demande la suppression de ses données et que personne ne sait par où commencer. C’est exactement pour éviter ces situations que nous avons regroupé 10 bonnes pratiques concrètes, directement applicables dans Salesforce.
Auditez régulièrement vos données Salesforce
Impossible de piloter ce qu’on ne connaît pas. Un audit régulier permet de repérer les champs sensibles, doublons ou données obsolètes.
Comment faire dans Salesforce ?
- Utilisez Report Builder pour cartographier les champs contenant des données personnelles.
- Exportez les plus anciens enregistrements via Data Loader et analysez leur pertinence.
- Vérifiez si vos champs libres (ex : “Notes”) contiennent des données sensibles non nécessaires.
Rendez vos consentements visibles et traçables
Le consentement, ce n’est pas une case à cocher qui disparaît dans la base de données. Dans Salesforce, il doit être centralisé et vérifiable. L’objet Individual permet justement de suivre les préférences par personne. Connecté à Pardot (Account Engagement), il devient la preuve vivante : un formulaire rempli, un double opt-in validé, une source identifiée. À tout moment, vous pouvez montrer quand et comment le consentement a été donné.
Collectez moins, mais collectez mieux
La tentation est grande de créer des champs “au cas où”. Mais collecter des informations dont vous ne faites rien, c’est s’exposer inutilement. Un exemple classique : demander l’âge d’un prospect B2B. Si cette donnée n’a aucun usage commercial ou légal, elle n’a rien à faire dans votre CRM. Mieux vaut standardiser vos champs avec des picklists, mettre des règles de validation pour garantir la qualité des informations et concentrer vos équipes sur l’essentiel.
Sécurisez vos accès et surveillez les actions
La sécurité est un pilier du RGPD, mais encore faut-il la mettre en pratique. Dans Salesforce, cela passe par la double authentification activée pour tous, une revue régulière des profils et permissions, et la désactivation immédiate des comptes inactifs. Mais la sécurité ne s’arrête pas là : un œil sur l’Audit Trail ou sur l’Event Monitoring (via Salesforce Shield) vous permet de savoir qui a exporté quoi, et quand. En cas de contrôle, c’est une preuve précieuse.
Formez vos équipes, pas seulement vos admins
Un CRM conforme n’a aucun sens si les utilisateurs ne savent pas l’utiliser correctement. La sensibilisation doit passer par des rappels simples et réguliers. Salesforce offre même la possibilité d’ajouter des messages contextuels via In-App Guidance. Imaginez un commercial qui reçoit une alerte : “Ne stockez pas d’informations sensibles dans ce champ Notes”. Ce sont de petits gestes, mais cumulés, ils changent la culture d’entreprise.
Préparez des réponses rapides aux droits RGPD
Un client demande un export de ses données ? Vous n’avez que 30 jours pour répondre… et ce délai passe vite. Dans Salesforce, il est possible de configurer des rapports prêts à l’emploi pour le droit d’accès, des flows pour automatiser la rectification ou l’effacement, et des exclusions automatiques dans Pardot pour les oppositions. Quand tout est prêt en amont, une demande se traite en minutes, pas en jours.
Anticipez les incidents de sécurité
Personne n’aime y penser, mais une violation de données peut arriver. Le RGPD impose une notification en 72h. Mieux vaut donc avoir un plan. Dans Salesforce, vous pouvez par exemple créer des Cases spécifiques “Violation RGPD” et des alertes automatiques dès qu’un export massif est détecté. L’important, c’est de documenter et tracer chaque action. En cas de contrôle, cela fait toute la différence.
Automatisez la purge des données obsolètes
La règle des 3 ans pour les prospects inactifs est connue, mais rarement appliquée. Dans Salesforce, il est possible de programmer des flows planifiés qui identifient les leads sans interaction et les anonymisent ou suppriment automatiquement. Résultat : une base plus légère, plus pertinente, et des campagnes marketing qui touchent des contacts réellement actifs.
Faites du RGPD un moteur de performance
Le RGPD est trop souvent perçu comme une contrainte. Pourtant, une base nettoyée améliore immédiatement vos résultats : moins de bounces, des taux d’ouverture en hausse, des commerciaux qui ne perdent pas de temps sur des données périmées. La conformité devient alors un accélérateur de business, et vos clients le ressentent dans la relation de confiance.
Appuyez-vous sur un partenaire qui connaît Salesforce
Il existe de nombreux outils pour “gérer le RGPD”, mais aucun ne remplacera une intégration pensée pour vos processus. C’est là qu’un partenaire Salesforce comme Guimini fait la différence : transformer les règles juridiques en paramétrages concrets, adaptés à vos besoins métier. Notre Pack Sécurité Salesforce est justement conçu pour ça : audit, configuration, automatisations et suivi continu.
Le RGPD n’est pas qu’un tableau Excel de règles à cocher. C’est un processus continu, qui vit dans votre Salesforce au quotidien. En appliquant ces bonnes pratiques, vous ne protégez pas seulement vos données : vous renforcez votre image, vous gagnez en efficacité et vous inspirez confiance à vos clients.
Et si on commençait par un audit de votre Salesforce pour identifier vos écarts RGPD et vos quick wins ? Contactez-nous !
FAQ — Salesforce & RGPD
Salesforce est-il conforme au RGPD par défaut ?
Non. Les briques existent (sécurité, audit, consentements), mais c’est le paramétrage et vos pratiques qui font la conformité.
Comment prouver le consentement dans Salesforce ?
En centralisant dans l’objet Individual, en activant le double opt-in et en stockant la source et la date du consentement.
Peut-on automatiser la suppression des données dans Salesforce ?
Oui, grâce aux flows planifiés qui anonymisent ou suppriment les enregistrements après un délai défini.
Quel est l’intérêt de passer par un partenaire Salesforce ?
Un intégrateur comme Guimini relie la conformité RGPD à vos objectifs business, en paramétrant Salesforce pour qu’il soit à la fois sûr, efficace et adapté à vos équipes.
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