Learning Planet Institute

Dans un contexte d’accélération de son activité de fundraising, l'organisation Learning Planet Institute avait besoin de remplacer des outils devenus trop limitants pour soutenir sa croissance. La gestion des contacts reposait encore en grande partie sur Excel, ce qui freinait la structuration des données, le suivi des opportunités de dons et le pilotage global de l’activité.

L’objectif était clair : mettre en place un CRM fundraising capable de centraliser les informations, de fluidifier le travail collaboratif et de donner une vision plus précise de la relation avec les donateurs. Le projet concernait 10 utilisateurs et environ 1 500 contacts à migrer.

Au-delà du simple déploiement d’un outil, l’enjeu était de structurer un véritable dispositif de pilotage pour :

• mieux segmenter les contacts,
• suivre les opportunités de mécénat,
• automatiser certaines tâches à faible valeur,
• mesurer la performance des campagnes,
• renforcer la qualité du suivi donateur.

Guimini a conçu et déployé une solution CRM adaptée aux enjeux du fundraising, en s’appuyant sur Salesforce Non-Profit Cloud et sur une approche progressive orientée usage. La solution a été pensée pour couvrir l’ensemble du cycle de vie du donateur, de la prospection à la fidélisation, puis à la réactivation.

Mise en place d’un CRM fundraising sur Salesforce

Le socle du projet repose sur Salesforce Non-Profit Cloud, avec la configuration d’objets dédiés au pilotage de la relation donateur, comme les contacts, les gifts et les opportunités. Cette structuration permet d’aligner l’outil sur les différentes étapes du parcours mécène et de disposer d’un CRM plus lisible pour les équipes.

Structuration de la base de données donateurs

Le projet a inclus la configuration des comptes, contacts et person accounts, l’organisation des relations entre comptes, ainsi que l’import des données existantes dans Salesforce. Des règles de segmentation ont également été prévues pour permettre un pilotage plus fin des portefeuilles et des campagnes.

Suivi des opportunités de dons et des interactions

Un pipeline visuel de la relation donateur a été défini pour suivre les étapes clés, de la prospection jusqu’à la fidélisation. L’historique des interactions a été centralisé, avec la possibilité de tracer les échanges et de synchroniser Salesforce avec Gmail pour fiabiliser le suivi relationnel.

Automatisation des processus CRM

Pour améliorer l’efficacité des équipes, plusieurs mécanismes d’automatisation ont été intégrés : relances, remerciements, alertes, notifications, rappels, mises à jour automatiques et règles métiers via Flow. Le projet intégrait aussi la gestion des campagnes de collecte et de la segmentation.

Reporting et tableaux de bord

Des rapports personnalisés et des tableaux de bord ont été prévus pour piloter les indicateurs clés de l’activité fundraising : taux de conversion, dons reçus, fidélisation, retour sur investissement des campagnes et suivi des interactions par donateur.

Gouvernance, conduite du changement et formation

Guimini a proposé une méthodologie agile avec ateliers de conception, cycles de réalisation et de recette, formation des utilisateurs, puis accompagnement post-déploiement. L’approche mettait l’accent sur l’adoption, la simplicité d’usage et l’évolutivité de la solution.

Le projet a permis de poser les bases d’un CRM plus structuré, plus collaboratif et mieux adapté à la montée en puissance de l’activité de fundraising.

Une meilleure efficacité opérationnelle

L’automatisation des processus internes et la centralisation des données permettent de réduire les tâches manuelles et de fluidifier le travail des équipes. Le CRM devient un outil de travail partagé, et non plus une simple base de contacts.

Un pilotage plus clair de l’activité fundraising

Grâce aux tableaux de bord, au suivi des opportunités et à la structuration des données, les équipes disposent d’une meilleure visibilité sur les dons, la conversion, la fidélisation et la performance des campagnes. Le pilotage de l’activité devient plus fiable et plus actionnable.

Une collaboration renforcée entre les acteurs

Le document met en avant une collaboration facilitée entre les différents acteurs impliqués dans la relation donateur. La centralisation des informations et le partage d’un même outil améliorent le suivi collectif et la continuité de la relation.

Un meilleur suivi de l’impact social

Au-delà des gains de productivité, la solution permet aussi de mieux suivre et évaluer l’impact social, ce qui constitue un enjeu clé pour une structure engagée dans l’égalité des chances.